La eficiencia en el uso del correo electrónico es crucial para mantener la productividad y evitar la sobrecarga de información.

Aquí te comparto cinco reglas simples que pueden transformar la manera en que gestionamos nuestras comunicaciones diarias:

1. Incluir solo a los destinatarios necesarios: Añade únicamente a las personas que pueden actuar en base a la información o que necesitan entender el contenido. Evita la tentación de incluir a más personas de las necesarias, ya que esto solo genera distracciones y pérdida de tiempo.
2. Revisar antes de usar “Responder a todos”: Antes de utilizar la opción “Responder a todos”, revisa la lista de destinatarios y elimina a aquellos que no encontrarán útil o accionable la información. Esto ayuda a reducir el ruido en las bandejas de entrada de tus colegas.
3. No enviar archivos adjuntos sin curar: Si solo unas pocas páginas de una presentación o documento son relevantes, envía solo esas páginas o indica claramente cuáles deben ser revisadas. Esto evita que los destinatarios pierdan tiempo buscando la información relevante.
4. Actualizar el asunto del correo: A medida que el tema de una cadena de correos evoluciona, crea un nuevo correo con un asunto actualizado. Las largas cadenas de correos que obligan al lector a releer mensajes anteriores para entender el contexto son una forma de egoísmo digital.
5. Evitar preguntas múltiples a varias personas: Dirige tus preguntas a una sola persona cuando necesites una respuesta. Hacer la misma pregunta a varias personas puede generar confusión y duplicar esfuerzos innecesariamente.

Implementar estas reglas puede mejorar significativamente la eficiencia de nuestras comunicaciones por correo electrónico, ahorrando tiempo y aumentando la productividad.

¿Qué otras prácticas recomiendas para una mejor gestión del correo electrónico?

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