Gestionar la calidad implica verse inmerso en un mar de datos, analizarlos ya no es una cuestión de lujo o de “parecer a la vanguardia”; analizar los datos de un sistema de gestión se ha vuelto una cuestión de supervivencia y de mejora continua.

En este post, vamos a adentrarnos en cómo se debería de integrar la analítica de datos en los sistemas de gestión de calidad y los principales tips que te puedo recomendar desde mi experiencia:

1. Identifica tus procesos claves: Todo se puede analizar, más no todo debería de analizarse… es necesario delimitar y priorizar en aquellos procesos que son de interés para el negocio o clientes. En este paso recomiendo apoyarse con los patrocinadores (stakeholders o sponsors)
2. Define los flujos de datos: Al identificar el proceso clave, aconsejo que se defina el flujo de datos. Esto es mapear mediante un flujo de proceso las entradas, transformaciones y salidas. Este punto es clave porque la idea acá es identificar los puntos de recolección de datos que permitirán el cálculo de métricas claves de rendimiento (KPI)
3. Establece métricas claves: Llego el momento de establecer las métricas de desempeño del sistema de medición. Un consejo para esto es que definas lo siguiente: Objetivo, métrica clave, meta (de ser posible escalonada y con un rango de aceptación, muchas veces se representa con los colores de un semáforo), fórmula de cálculo y tipo (Indicador de rendimiento, comportamiento o actividad)
4. Define un estándar para las métricas: Las reglas del juego hay que dejarlas por escrito. Que difícil sería disfrutar de un deporte sin un manual sobre cómo llevar las cuentas. Por experiencia propia he aprendido que las métricas deben de documentarse, revisarse y actualizarse según las necesidades del negocio.
5. Provee las herramientas para analizar dichas métricas: No es necesario saber PowerBI, Tableau o Looker para implementar analítica de datos. ¡No caigas en la trampa!, yo aconsejo llevar un proceso iterativo, comienza con entregables temprano y de a poco y avanzando y mejorando. Acá recomiendo llevar un tablero de indicadores en Excel, o incluso en una pizarra si tus indicadores son de tipo operativo. Ahora bien, indistintamente si inicias desde una hoja de cálculo o en pizarra, o ya inicias con un software de Business Intelligence, es necesario proveer los recursos. Recuerdo cuando en mi empresa se implementó PowerBI, tomo por lo menos 2 años que la gente aprendiera a usarlo y otros 2 años que la gente desarrollara sus propios reportes. Hoy en día es un “must” saber PowerBI si intentas aplicar a muchas posiciones que se ofertan. Las empresas ya esperan que hayas pasado esta curva de aprendizaje.
6. Asegúrate de integrar la Voz del Cliente Interno: Asegúrate de recopilar información sobre si tus indicadores te permiten cumplir tus objetivos o no. No hay nada más vergonzoso y penoso que ver grandes dashboards o scorecard que miden métricas solo por hacerlo o por costumbre, y distan de lograr sus objetivos.

Espero que estos consejos te ayuden a implementar una gestión de analítica de datos en tus procesos. ¿Qué otras recomendaciones tienes?